Správa registratúry e-spis

Systém pre správu registratúry ICZ e-spis je využiteľný všade tam, kde sa vyžaduje komplexná evidencia, správa a riadené spracovanie záznamov pri rešpektovaní štandardov na ochranu informácií, efektivitu práce a preukázateľnosť evidencie. ICZ e-spis je certifikovaný na vysokú úroveň zhody s požiadavkami výnosu Ministerstva vnútra SR č. 525/2011 Z. z. o štandardoch pre elektronické informačné systémy na správu registratúry.

ICZ e-spis je systém špecializovaný na podporu evidencie spracovania a obehu záznamov. Poskytuje jednotnú správu používateľov i dokumentov, väzby medzi súvisiacim dokumentmi a agendami, prípadne väzby na externé aplikácie. Systém ponúka jednotné používateľské rozhranie, čo používateľom uľahčuje jeho ovládanie a minimalizuje náklady na školenia a zaučenie. Rieši nielen príjem dokumentov do organizácie, ale aj vznik, obeh a vybavovanie dokumentov v rámci organizácie. Následne koordinuje odosielanie mimo organizáciu.

Riešenie ICZ e-spis vychádza a je plne v súlade so zákonom č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, ktorý správu registratúry definuje ako zabezpečovanie evidencie, tvorby, ukladania, ochrany registratúrnych záznamov, prístupu k nim a zabezpečovanie ich vyraďovania.

Modulárny systém

Systém ICZ e-spis je koncipovaný ako modulárne škálovateľné riešenie, ktoré je postavené na modernej architektúre. Hlavnou súčasťou systému sú aplikácie, ktoré pokrývajú dokumentové agendy typu Správa registratúry, Rokovania, Štatistiky, Zmluvy a ďalšie. Súčasťou systému je tiež aplikácia Úlohy, ktorá umožňuje centrálnu evidenciu úloh bez ohľadu na agendu, v ktorej vznikli. K dispozícii je i Workflow – systém pre riadenie toku informácií a Document Management – systém pre správu dokumentov.

Doplnkové moduly

  • komunikácia na Ústredný portál verejnej správy (ÚPVS)
  • skenovanie/digitalizácia – rieši prevod papierovej podoby písomností do elektronickej (digitálnej) formy, odporúčame rozšíriť o BAR Code modul
  • OCR – rieši prevod digitálneho obrazu naskenovanej písomnosti do textovej formy
  • BAR Code – v kombinácii so skenovaním rieši označenie papierových dokumentov čiarovým kódom a ich zaraďovanie k odpovedajúcim záznamom v správe registratúry
  • integrácia s MS Office – rieši uloženie dokumentu do systému správy registratúry z prostredia nástroja na tvorbu dokumentov MS Office (MS Word, MS Excel)
  • šablóny dokumentov – umožňujú vytváranie nových dokumentov na základe centrálne spravovaných šablón
  • integrácia s e-mailom – rieši uloženie správy elektronickej pošty do systému správy registratúry z prostredia klienta elektronickej pošty MS Outlook
  • integrácia s agendovými aplikáciami – pomocou jednotného integrátora rieši výmenu dát a dokumentov medzi systémom ICZ e-spis a inými
  • elektronický podpis – rieši elektronické podpisovanie dokumentov
  • štatistiky – umožňuje zobraziť štatistiky práce s dokumentmi (za organizáciu, podľa pracovníkov, za časové obdobie atď.)
  • dôveryhodné elektronické registratúrne stredisko DESA – pre uložené digitálne dokumenty zaisťuje vierohodnosť pôvodu, neporušiteľnosť a čitateľnosť počas celej doby lehoty uloženia

Funkcionalita systému

Správa registratúry sa zameriava na procesnú časť spracovania dokumentov a ich životného cyklu vo vnútri organizácie v súlade s predpismi o vedení správy registratúry. Je určená pre riadenie dokumentov od vstupu do organizácie (doručená korešpondencia), cez pridelenie dokumentu spracovateľskému útvaru a konkrétnemu spracovateľovi, spracovanie odpovede a odoslanie (odoslaná korešpondencia), vrátane sledovania súvisiacich podkladov, napr. žiadosť o spracovanie posudku a vyjadrenie iných útvarov (vnútorné záznamy).

Registratúra

Dokumenty prislúchajúce k sebe sú spojené do spisu. Vybavené a schválené dokumenty a spisy sa ukladajú v registratúre. Následne je riešená archivácia a vyraďovanie na základe vecných skupín, znakov hodnoty a lehôt uloženia. Systém rieši jednotné prideľovanie čísiel záznamov a podporuje okrem spracovania záznamov tiež riadiacu činnosť v organizácii. Vedúci môže prideľovať a kontrolovať prácu svojich podriadených a stav vybavenia jednotlivých záznamov.

Obeh záznamov

Podstatou práce používateľa v systéme je práca s virtuálnym pracovným stolom, na ktorý prichádzajú záznamy pridelené používateľovi na vybavenie. Obeh záznamov medzi jednotlivými pracovnými stolmi zabezpečuje systém správy registratúry. Obeh záznamu/ spisu je možné  preddefinovať pomocou workflow. O všetkých krokoch spracovania spisu sa vedú záznamy v histórii, takže je možné spätne určiť kto, kedy a ako so spisom pracoval. Systém podporuje osobnú  zodpovednosť za spracovanie. Upozorňuje tiež na blížiace sa termíny pomocou avíz posielaných elektronickou poštou.

Moderný a otvorený systém

Systém ICZ e-spis je založený na modernej trojvrstvovej architektúre podporujúcej otvorené štandardy XML a JAVA. Zdokumentované API (aplikačné programové rozhranie) navyše umožňuje ľahké napojenie iných aplikácií, externú správu systému vrátane používateľov či prípadné rozšírenia systému. Systém ICZ e-spis pracuje s informáciami uloženými v databáze (Oracle, MS SQL Server, príp. iná), zatiaľ čo používateľ ovláda aplikáciu prostredníctvom www klienta (napr. MS Internet Explorer).

Prínosy riešenia ICZ e-spis

ICZ e-spis nie je iba riešením jednej konkrétnej agendy, ale predstavuje ucelený súbor aplikácií a modulov, vytvárajúci jednotnú platformu pre dokumentové agendy úradu. Významným efektom výhod je finančná úspora v oblasti správy systémov a zaškoľovania používateľov.

Features & Benefits

  • vychádza a je plne v súlade so zákonom č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
  • jednotné úložisko dokumentov
  • jednotná správa systému a používateľov
  • uľahčuje prácu s dokumentmi
  • zabezpečuje všetku kontrolu nad dokumentmi a spismi organizácie
  • zabezpečuje preukázateľnosť procesu, ktorým boli dokumenty evidované, spracované a vybavené
  • možnosť pristupovať k dokumentom prostredníctvom internetového portálu

Rychlé vyhledávání