Riešenie bezpapierového úradu

Naša spoločnosť ponúka odborné koncepty, návrhy, analýzy a projektové zámery pre spracovanie presných realizačných návrhov riešení bezpapierových úradov verejnej správy na rôznych technológiách svetových IKT lídrov (Cardiff TELEform, Hummingbird, IBM, Oracle ..) vrátane ich komplexnej a adresnej realizácie.

V komunikácií s verejnou správou (VS), ale aj v samotnej verejnej správe prevažuje papierová podoba, pričom veľké množstvo, často aj veľmi užitočných údajov, sa nikdy nespracuje. Dôvodom je nedostatočná optimalizácia procesov VS a nízka štandardná kvalita dokumentov. Nízka úroveň procesného fungovania VS a iba malá miera využitia IKT spôsobujú, že úrady vyžadujú a zhromažďujú obrovské množstvo údajov, ale majú veľmi málo informácií.
Dnes nie je vo VS vytvorené dostatočne veľké, stabilné zázemie integrovaného a efektívneho využitia IKT pri poskytovaní služieb VS. Chýba právny rámec zrovnoprávňujúci elektronickú a papierovú komunikáciu. Z hľadiska budovania informatizácie spoločnosti je absencia systému formovania a aplikácie právneho rámca infromatizácie verejnej správy, ako súčasti právneho systému SR vážnym problémom.
Content management ako činnosť by mal primárne rešpektovať jednak potreby manažmentu, a jednak i nadväzujúce informačné procesy organizácie alebo úradu. Technológie a aplikácie (vrátane e-content aplikácií) by nemali byť pre manažérov cieľom, ale efektívnym prostriedkom, ktorý má umožniť, uľahčiť, zhospodárniť a skvalitniť ich jednanie a rozhodovanie resp. uspokojiť ich individuálne informačné potreby (vzdelávanie apod.).

Pre úrady verejnej správy ponúkame nasledovné funkčnosti riešenia bezpapierového úradu:

Skenovanie a elektronické archívy

Dôvody, prečo je uvedené riešenie vhodné zaviesť sú:

  • čas trávený hľadaním a presunom informácií,
  • čas spracovania ručnou prácou,
  • „jednoužívateľský“ prístup,
  • pomalá obsluha občana / zákazníka,
  • zvyčajné telefonické volanie späť po nájdení dokumentov.

E-mail management – správa e-mailov

Dôvody, prečo je uvedené riešenie vhodné zaviesť sú:

  • zníženie produktivity ručnou správou e-mailov,
  • e-mail musí byť chápaný ako dôležitý záznam (ak je podpísaný platným elektronickým podpisom je dokonca povinnosťou úradu ho považovať za rovnocenný papierovému originálu),
  • náklady na správu e-mailov sú všeobecne vyššie ako náklady na elektronickú archiváciu,
  • strata dôležitých informácií je viac ako pravdepodobná.

Publikovanie dokumentov – portál

Dôvody, prečo je uvedené riešenie vhodné zaviesť sú:

  • tvorba obsahu webu je riadená obmedzeným počtom pracovníkov,
  • bežní užívatelia nemôžu ľahko zverejňovať aktualizovaný obsah dokumentov,
  • zložité zavedenie pravidiel pre publikovanie obsahu na webe.

Sofistikované vyhľadávanie informácií a znalostný manažment – knowledge management

Dôvody, prečo je uvedené riešenie vhodné zaviesť sú:

  • bežne sa stáva , že : ...ja to neviem nájsť , ale určite viem, že to niekde mám ... ,
  • nemám to „u seba“, ale niekde na intranete/internete... ,
  • neviem podľa čoho to mám hľadať (kľúčové slová, názov, autor ...).

Digitálne archívy

Dôvody, prečo je uvedené riešenie vhodné zaviesť sú:

  • archívy s analógovými záznamami nie sú bezpečné a nie sú ľahko dostupné,
  • audio a video záznamy sa nedajú uložiť do „dosiek na papierové dokumenty“,
  • problematika tzv. CRM a HELP DESK centier (zelené linky, dispečingy …),
  • náklady oddelenia marketingu sa zvyšujú, lebo opakovaná použiteľnosť materiálov je pomerne nízka.

Riadený obeh dokumentov – workflow

Dôvody, prečo je uvedené riešenie vhodné zaviesť sú:

  • schvaľovanie zmlúv, dokumentov,
  • procesy spojené s objednávkami a žiadankami,
  • procesy spojené so sťažnosťami.

Správa registratúry (spisová služba), správa úloh a porád, elektronická podateľňa, správa uznesení zastupiteľstva, správa zmlúv apod.

Dôvody, prečo je uvedené riešenie vhodné zaviesť sú:

  • evidencia záznamov (doručená, vlastná písomnosť, odoslaná (vypravená) a pod.),
  • spájanie záznamov do spisov a prideľovanie čísiel záznamov,
  • obeh písomností, dokumentov a spisov,
  • odoslanie písomnosti externému subjektu,
  • história záznamov (písomností, dokumentov a spisov),
  • kontrolovanie termínov a úloh,
  • vloženie elektronických súborov, verzovanie,
  • vyhľadávanie,
  • ukladanie a vyraďovacie konanie,
  • podpora klasickej a elektronickej podateľne.

Rychlé vyhledávání